Logistikdienstleistung, insbesondere im Lager-/Kontraktlogistikbereich, ist kein einfaches Geschäft. Selbst wenn die Herausforderungen des operativen Geschäftes erfolgreich bewältigt wurden, muss die Dienstleistung fristgerecht und korrekt an den Kunden verrechnet werden. Die Verrechnungsintervalle und auch die Fristen sind vertraglich festgehalten und auch zu verrechnenden Dienstleistung und deren Preise sind klar geregelt. Wo ist das Problem?
Im Wesentlichen muss die Abrechnung korrekt, vollständig und nachvollziehbar sein.
korrekt
Die Preise müssen stimmen, genauer gesagt die Raten müssen richtig angewendet werden. Hierbei zeigt sich, dass die vereinbarten Preisblätter nicht immer ganz einfach sind. In den Vertragsverhandlungen wurden spezielle Klauseln, Ausnahmeregelungen oder auch nur sehr spezifische Berechnungsmethoden festgelegt.
Diese Berechnungsmethoden bringen unter Umständen auch Komplexität in die Mengenberechnung. Mindest- und Höchstwerte auf Positionsebene, aufsummiert und dann doch heruntergebrochen…
Wurde die Menge berechnet, stellt sich die Frage nach der Nachvollziehbarkeit.
nachvollziehbar
Die einzelnen Rechnungsposition muss für den Dienstleister, aber insbesondere auch für den Kunden nachvollziehbar sein. Je komplexer die Berechnungsmethode, desto komplexer ist auch die Nachvollziehbarkeit. Eine „einfache“ Liste der herangezogenen Daten reicht, dann schon nicht mehr aus.
Die erbrachten Leistungen sind oft in verschiedenen Systemen der komplexen Informatiklandschaft der Dienstleister erfasst und das auch nicht als Dienstleistung, sondern mit dem Fokus der Ausführung der operativen Tätigkeit. Es werden also Berichte gezogen, zusammengefasst, umgerechnet und vieles mehr. Kleine Änderungen am operativen Prozess führen zu (manchmal unentdeckten) Unstimmigkeiten in den Verrechnungslisten. Es wäre nicht überraschend, wenn Excel nach wie vor das am meisten verwendete Verrechnungswerkzeug wäre. Die Nachvollziehbarkeit erschliesst sich damit of nur dem Bearbeiter der Abrechnung.
vollständig
Sollten die Aktivitäten nicht vollständig verrechnet werden, kommt es entweder zu Verlusten beim Dienstleister oder zu unangenehmen Nachverrechnungen gegenüber dem Kunden. Wie kann nun die Vollständigkeit der Verrechnung gewährleistet und sogar überprüft werden? Da es für die Lohnabrechnung notwendig ist, sind die Arbeitsstunden der Mitarbeitenden bekannt. Diese müssen dann vollständig Aktivitäten, egal ob verrechenbar oder nicht, zugeordnet werden. Die Aktivitäten werden wiederum den Verrechnungspositionen, auch hier solche mit Kundenbezug und ohne, zugeordnet. So kann die Vollständigkeit überprüft werden und dies am besten sogar täglich. In diesem Fall ist es zu einer Gewinn- und Verlustrechnung für jeden einzelnen Tag nicht weit. Dies hat nicht zwingend mit buchhalterischer Genauigkeit, ist aber eine gute Rückmeldung, um das Ergebnis der Personalplanung auch kommerziell zu überprüfen. So können ggf. Korrekturen bereits während der Verrechnungsperiode Korrekturen eingeleitet werden und nicht erst nach dem Monatsabschluss. Auch für Lücken, die sich durch Sonderleistungen, z.B. Abklärungen im Auftrag des Kunden, ergeben haben, lassen sich bei täglicher Überprüfung besser nachvollziehen und ggf. als Zusatzleistung dokumentieren.
Als letzten Punkt soll noch auf die Periodenabgrenzung hingewiesen werden. Angefangene, aber noch nicht abgeschlossene Aufträge sollen oft erst nach Abschluss verrechnet werden, dürfen dann aber auch nicht vergessen gehen.
Wie gezeigt ist die Erstellung einer korrekten Dienstleistungsabrechnung nicht trivial. Zur Qualitätssicherung sind oft noch Quervergleiche mit den Vormonaten und mehrstufige Freigabeprozesse vorgesehen.
Das flumiq 3P Modell eignet sich hervorragend als Basis für die Dienstleistungsverrechnung. Die Aktivitäten können aus verschiedenen Systemen, insbesondere aber natürlich dem Lagerverwaltungssystem, zusammengeführt werden. Da die Daten auch für andere Anwendungsfälle, wie z.B. Kapazitätsplanung, Process Mining und Produktivitätsmanagement, herangezogen werden, werden die Aufwände hierfür verteilt und die Datenqualität mit jeder neuen Anwendung gesteigert. Die Nachvollziehbarkeit kann über die Verknüpfung jeder einzelnen Aktivitätsposition mit einen Verrechnungselement hergestellt werden. So kann auch die Vollständigkeit überprüft werden. Freigabeprozesse und Vergleiche mit Vorperioden lassen sich ebenfalls implementieren.
Zu guter Letzt sei noch gesagt, dass die sich die Ausführungen auf die Sicht eines Logistikdienstleisters fokussiert haben. Ein Intralogistikbetrieb kann sich aber mit einer detaillierten Kostenrechnung und den daraus erwachsenden Vorteilen (siehe Artikel „Was kostet die Logistik?„) ähnlich aufstellen.