Der Betrieb eines Unternehmens besteht aus der Ausführung von Geschäftsprozessen. Die Dokumentation dieser Prozesse sichert das Wissen über den Betrieb des Unternehmens und hilft auch diesen weiterzuentwickeln. Warum kann es dann passieren, dass diese Dokumentation veraltet oder unvollständig ist? Ist der Betrieb des Geschäfts nicht wert abgesichert zu werden?
Wenn man Lager- und Logistikgeschäfte untersucht, hängt es ab, wen man nach der Häufigkeit fragt, ob Dokumentation als manchmal, öfter oder meistens veraltet eingeschätzt wird. Aber warum? Kaum jemand streitet den Wert der Dokumentation beim Aufsetzen eines neuen Geschäfts an, um die Abstimmung aller involvierten Stellen und das Training zu gewährleisten. Aber später? Ist sie, die Dokumentation, nicht mehr wichtig? Sie stellt sicher, dass das Wissen erhalten bleibt. Sie ist notwendig für Führungsstrukturen, Zertifizierungen oder auch einfach nur gute Praxis. Sie ist die Grundlage für Prozessverbesserungen und das wird hoffentlich nicht nur bei grösseren Änderungen oder Migrationsprojekten bemerkt. Die Frage bleibt also, wie es zu einer veralteten Dokumentation kommen kann.
Einer der Gründe ist sicherlich, dass das Erstellen von Dokumentation von vielen als umständlich und langweilig erachtet wird. Es bringt auch kurzfristig nicht so viel Nutzen und dann ist da noch der Zeitdruck …
Wenn also die Dokumentation zu Beginn nicht richtig erstellt wird, warum wird sie dann später nicht verbessert? Wenn die Dokumentation benötigt wird, stellt man manchmal/öfter/meistens fest, dass diese veraltet ist und erstellt ein unabhängiges Dokument nur für den aktuellen Bedarf und dieses Provisorium geht dann wieder verloren, es wird nicht weitergepflegt. Beim nächsten Mal dasselbe Spiel wieder. Zeit- und Energieverschwendung.
Was können wir besser machen? Wir wissen um die Macht der Routine. Wie können wir also die Prozessdokumentation zum Bestandteil der täglichen Betriebsabläufe machen? Wie können wir einen täglichen Nutzen aus der Dokumentation ziehen? Ein Leitstand basierend auf der Prozessdokumentation als Idee. Ein Flussdiagramm, auf welchem wichtige Betriebskennzahlen in Echtzeit dargestellt werden. Auf diese Weise könnten die Konsequenzen jeder Auffälligkeit innerhalb eines Prozessschrittes leichter abgeschätzt werden, da sie im Zusammenhang mit den vorgelagerten und nachgelagerten Schritten gesehen werden. Damit ist der Nutzen gegeben und als Nebenprodukt würde auch ständig implizit die Dokumentation überprüft und damit die Korrektheit gesichert.
Zur Veranschaulichung dient obenstehende Skizze, in der der Durchsatz eines Prozessschrittes als Geschwindigkeit und die noch zu erledigenden Aufgaben als Reichweite wie auf dem Armaturenbrett eines E-Autos dargestellt werden (plus Dreiecke und Farben für die Veränderung bzw. Beschleunigung). Kennzahlen und Darstellung muss natürlich für den konkreten Anwendungsfall angepasst werden.